Toutes les fonctionnalités, et comment s’en servir.

02

Se repérer

Une barre latérale, un fil d’Ariane, et c’est tout. Chaque page porte ses propres actions en haut à droite.

Barre latérale

Rechercher... en tête, puis Tableau de bord Sessions Planning sessions Planning formateurs Formateurs. En bas, Activité, Votre avis et votre nom (pour les paramètres et la déconnexion). ⌘B la replie en icônes.

Fil d’Ariane

Il indique où vous êtes et regroupe les actions de la page : Ajouter, Inviter, Afficher les archives…

Votre avis

Un smiley, un message (facultatif), Envoyer. Il arrive directement à l’équipe, avec la page où vous étiez. Un bug, une idée, un coup de cœur : écrivez-nous.

Paramètres

Profil pour votre nom et votre e-mail, Organisme pour le nom affiché à vos formateurs.

03

Créer une session

Ajouter depuis les pages Sessions et Planning sessions, Nouvelle session sur le tableau de bord ou Créer une session dans la recherche : chacun ouvre une fiche vierge.

Numéro

Votre référence interne, par exemple S-2026-042. Elle sert à retrouver la session dans la recherche et le planning.

Titre

Choisissez un titre déjà utilisé ou tapez-en un nouveau puis Ajouter « … ». En reprenant un titre existant, la description de la dernière session du même titre est recopiée si la vôtre est vide.

Dates

Un clic sur le jour de début, un second sur le jour de fin. Effacer la période pour recommencer.

Lieu

Proposé à partir des villes de vos formateurs et des lieux déjà utilisés, ou saisi librement.

Description

Programme, public, modalités : ce texte est affiché au formateur sur la proposition.

La fiche s’enregistre toute seule, l’indicateur en bas de la fenêtre affiche Modifications enregistrées automatiquement. Si des formateurs sont déjà confirmés, un changement de dates qui les mettrait en conflit est refusé, avec le nom du formateur et la raison : une autre session confirmée, ou un jour d’indisponibilité.

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Proposer à des formateurs

Dans la colonne « Propositions aux formateurs » de la fiche session, dès que les dates sont renseignées.

1. 1

   Cherchez un formateur

   Dans Proposer à un formateur (nom, compétence, lieu…), tapez un nom, une compétence ou une ville : chaque mot doit correspondre, accents ignorés. Un formateur indisponible sur l’un des jours est grisé, avec la date en question.

2. 2

   Proposez

   Un clic l’ajoute en Option. Recommencez pour solliciter plusieurs formateurs en parallèle.

3. 3

   Envoyez le lien

   Copier le lien de réponse à côté du formateur, puis collez-le dans un e-mail, un SMS ou votre messagerie habituelle.

4. 4

   Confirmez

   Quand la réponse arrive, passez le formateur retenu en Confirmé grâce à la liste de statut. Le bouton ✕ retire une proposition.

Les cinq statuts

Option

La proposition est envoyée, le formateur n’a pas encore répondu.

Accepté

Le formateur est partant.

Avec réserve

Partant, sous conditions : ses réserves sont écrites en commentaire.

Refusé

Le formateur décline la mission.

Confirmé

Vous validez le formateur : la session lui est attribuée.

Une session est considérée comme staffée dès qu’un formateur l’a acceptée ou y est confirmé. Partout ailleurs (liste, planning, tableau de bord), c’est le statut le plus avancé qui s’affiche.

05

La réponse du formateur

Le formateur ouvre le lien. Pas de compte, pas de mot de passe, pas d’application à installer.

Quand la réponse n’est plus modifiable

Confirmé

Le formateur voit « Votre participation est confirmée. »

Attribuée

Un autre formateur est confirmé : « Cette session a déjà été attribuée à un autre formateur. »

Archivée

Vous avez archivé la session.

Terminée

La date de fin est passée.

06

Votre vivier de formateurs

Une fiche par formateur, tout ce qu’il faut pour choisir le bon : profil, documents, disponibilités et missions.

Identité

Prénom, nom, e-mail et téléphone. Une adresse e-mail n’existe qu’une fois par organisme, pour éviter les doublons.

Statut

Salarié Freelance Portage salarial ou Société.

TJM

Le tarif journalier en € HT, utilisé par le filtre de la liste.

Compétences et lieux

Des étiquettes libres : tapez puis Entrée (ou une virgule) pour ajouter, ⌫ pour retirer la dernière.

Documents

Ajouter un document : CV, attestations, contrat… en PDF, Word, ODT, PNG ou JPG, 10 Mo maximum. Un clic sur le nom le télécharge.

Sessions proposées

Proposer une session directement depuis la fiche, parmi les sessions datées, à venir et non archivées. Les sessions où il est indisponible sont signalées.

Lien d’accès

Copier le lien d’accès vers son espace personnel. Réinitialiser le lien si l’ancien a circulé : il cesse aussitôt de fonctionner.

07

Inviter des formateurs

Plutôt que de tout saisir, laissez vos formateurs remplir leur profil. Vous gardez la main sur qui entre dans le vivier.

1. 1

   Partagez votre lien

   Inviter des formateurs, puis Copier. Ce lien est unique à votre organisme : diffusez-le par e-mail, sur LinkedIn ou dans votre réseau.

2. 2

   Le formateur s’inscrit

   Prénom, nom et e-mail obligatoires ; téléphone, statut, TJM, compétences et lieux d’intervention en plus. Les compétences déjà présentes dans votre vivier lui sont suggérées. Envoyer mon profil, c’est fait.

3. 3

   Vous validez

   Le tableau de bord affiche les Inscriptions en attente. Sur la page Invitations, Voir ouvre le profil (modifiable), puis Accepter ou Refuser. Refuser supprime le profil.

Tant qu’il est en attente, un formateur n’apparaît ni dans la liste, ni dans les plannings, ni dans les propositions. Un lien d’invitation trop partagé ? Nouveau lien le remplace et désactive l’ancien.

08

Disponibilités

Un calendrier mensuel sur chaque fiche formateur, le même que celui de son espace personnel. Vous comme lui pouvez le tenir à jour.

Un jour

Un clic le marque indisponible, un second le rend à nouveau disponible. C’est enregistré immédiatement.

Une période

Cliquez sur le premier jour, puis Maj + clic sur le dernier : toute la période prend le même état.

Les missions

Les jours de sessions proposées prennent la couleur du statut : option, avec réserve, accepté ou confirmé.

Les garde-fous

Un jour de session confirmée ne peut pas être marqué indisponible : il faut d’abord retirer le formateur de la session.

Ces indisponibilités sont reprises partout : grisées dans la recherche de formateurs d’une session, signalées sur les propositions, et utilisées par le filtre Disponibilité de la liste des formateurs.

09

L’espace formateur

Un lien personnel, à garder en favori. Le formateur y retrouve tout ce qui le concerne chez vous.

En attente

Les propositions en option auxquelles il n’a pas encore répondu.

À venir

Ses sessions acceptées, avec réserve ou confirmées.

Historique

Les sessions passées et les propositions refusées, repliées par défaut.

Disponibilités

Son calendrier, qu’il met à jour lui-même : vous voyez le résultat aussitôt.

Un clic sur une session ouvre la page de réponse. Le formateur ne voit ni son TJM, ni ses documents, ni les autres formateurs : son profil reste entre vos mains.

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Les plannings

Deux vues mensuelles, pour répondre à deux questions : « qui anime quoi ? » et « qui est libre ? ».

Planning sessions

Une ligne par session, une barre sur ses dates, colorée selon le statut le plus avancé et titrée du nom du formateur. Les sessions encore Non proposée ressortent en gris. Un clic ouvre la fiche.

Planning formateurs

Une ligne par formateur : ses missions et ses jours d’indisponibilité côte à côte. Filtrez les formateurs à afficher, cliquez sur un jour pour le marquer indisponible, sur une mission pour ouvrir la session, sur un nom pour ouvrir la fiche.

Les flèches changent de mois, un clic sur le nom du mois revient au mois en cours. Le jour actuel est marqué, les week-ends sont grisés.

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Tableau de bord et activité

En arrivant, vous savez ce qui reste à staffer. Chaque chiffre mène à la page correspondante.

Indicateurs

Sessions à venir, À staffer, Formateurs actifs et Inscriptions en attente.

Charge

Les sessions des 8 prochaines semaines, staffées ou non, semaine par semaine.

Réponses

Les propositions envoyées sur les sessions à venir, réparties par statut.

En priorité

Les sessions des 30 prochains jours encore sans formateur, avec le compte à rebours (J-7 en rouge) et les réponses en attente.

Prochaines sessions

Les sessions à venir avec leur formateur, ou « À staffer ».

L’activité

La page Activité retrace chaque proposition envoyée, chaque réponse de formateur (avec son commentaire) et chaque changement de statut, datés. « Julie Martin a accepté avec réserve Management d’équipe », « Claire Dupont a confirmé Karim Benali sur Excel avancé »… Les six derniers événements s’affichent aussi sur le tableau de bord.

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Trier, filtrer, exporter

Les listes de sessions et de formateurs fonctionnent de la même façon.

Trier

Un clic sur un en-tête trie par ordre croissant, un deuxième par ordre décroissant, un troisième revient à l’ordre par défaut. Pour les sessions : les prochaines d’abord, puis les passées.

Filtrer les sessions

Recherche par numéro ou titre, et filtre Statut : confirmé, accepté, avec réserve, option, refusé ou Non proposée.

Filtrer les formateurs

Par nom, par Lieux, par Compétences, par fourchette de TJM, et par Disponibilité : seuls restent les formateurs sans indisponibilité sur toute la période choisie.

Sélectionner

Cochez des lignes : une barre apparaît en bas de l’écran avec Exporter, Archiver (sessions) et Supprimer.

Exporter

Un fichier CSV prêt pour Excel : numéro, titre et dates pour les sessions ; identité, statut, TJM, compétences, lieux et nombre de documents pour les formateurs.

Archiver

Les sessions archivées quittent la liste, les plannings et le tableau de bord sans être supprimées. Afficher les archives pour les retrouver et les désarchiver.

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Recherche et raccourcis

Tout est à portée de clavier.

⌘K (ou Ctrl K sous Windows) ouvre la palette de recherche. Tapez quelques lettres : les sessions (par numéro ou titre) et les formateurs (par nom ou e-mail) s’affichent au fil de la frappe. La palette donne aussi accès aux actions Créer une session Ajouter un formateur Inviter des formateurs et à toutes les pages.

⌘K

Ouvrir ou fermer la recherche

⌘B

Replier ou déplier la barre latérale

Maj + clic

Marquer toute une période dans un calendrier de disponibilités

Entrée

Ajouter une compétence ou un lieu sur une fiche formateur

Échap

Fermer une fiche ou une fenêtre

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Sur mobile

Rien à installer : AppStaff s’ouvre dans le navigateur du téléphone.

• ✓La barre latérale devient un menu coulissant, les boutons se réduisent à leurs icônes.
• ✓Les plannings défilent horizontalement, la colonne des noms reste visible.
• ✓Les filtres des formateurs se replient pour laisser la place à la liste.
• ✓Côté formateur, la page de réponse et l’espace personnel sont pensés pour le téléphone : c’est souvent là qu’il ouvre votre lien.

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Vos données

Vos formateurs et vos sessions vous appartiennent.

Cloisonnement

Chaque organisme ne voit que ses propres formateurs, sessions, documents et activité.

Liens secrets

Les liens de proposition, d’espace formateur et d’invitation sont impossibles à deviner. Les liens d’espace et d’invitation se réinitialisent en un clic.

Export

Sessions et formateurs s’exportent en CSV à tout moment.

Compte

Nom et e-mail se modifient dans Paramètres › Profil, où se trouve aussi Supprimer le compte.

Le détail des données collectées et de leur conservation est dans la politique de confidentialité.

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Ce qui n’est pas (encore) là

AppStaff reste volontairement simple. Autant le dire franchement, voici ce qu’il ne fait pas aujourd’hui :

• —L’envoi des propositions par e-mail : copiez le lien et envoyez-le par le canal de votre choix.
• —Les relances automatiques des formateurs qui n’ont pas répondu.
• —Plusieurs utilisateurs sur un même organisme.
• —L’import de formateurs ou de sessions depuis un fichier.
• —La modification de son profil par le formateur une fois inscrit.
• —La synchronisation avec un agenda (Google, Outlook).

Un besoin qui manque ? Le bouton Votre avis, dans la barre latérale de l’application, est fait pour ça.