Staffing des formateurs : les limites du tableur et des e-mails

Dans beaucoup d’organismes de formation, affecter un formateur à une session se fait encore à la main : un tableur pour le planning, une boîte mail pour les échanges, et la mémoire d’une personne pour savoir qui peut faire quoi. Tant que le volume reste modeste, ça tient. Dès que les sessions se multiplient, ce fonctionnement montre ses limites.

Le staffing, un problème de mise en relation

Chaque session pose la même question : qui peut l’assurer ? Pour y répondre, le responsable planning croise plusieurs critères, presque toujours dans le même ordre :

• la compétence : le formateur maîtrise-t-il le sujet, au bon niveau ?
• la disponibilité : est-il libre sur toutes les dates de la session ?
• le lieu : peut-il intervenir sur place, ou seulement à distance ?
• le tarif : son tarif journalier est-il compatible avec le prix de vente ?
• l’historique : a-t-il déjà animé cette formation, avec quels retours ?

Aucun de ces critères n’est difficile à vérifier isolément. La difficulté vient du fait qu’ils sont éparpillés : les compétences dans un CV reçu il y a deux ans, les disponibilités dans des échanges de mails, les tarifs dans un autre fichier, l’historique dans la tête de quelqu’un.

Où le tableur coince

Les disponibilités ne sont jamais à jour

Un tableur reflète la situation au moment où on l’a rempli. Un formateur freelance, lui, accepte des missions ailleurs, pose des congés, change de disponibilités d’une semaine à l’autre. Résultat : avant chaque affectation, il faut redemander. Et attendre.

Les sollicitations se perdent

Pour une même session, on contacte souvent plusieurs formateurs. L’un répond vite, l’autre deux jours plus tard, un troisième jamais. Sans suivi structuré, on ne sait plus qui a été sollicité, qui a refusé, et pourquoi. On relance parfois un formateur qui a déjà dit non, ou on oublie de prévenir celui qui avait dit oui.

La double réservation guette

Quand deux personnes planifient en parallèle, ou quand une session est déplacée, rien n’empêche de positionner le même formateur sur deux sessions qui se chevauchent. L’erreur se découvre souvent tard, au moment où il faut trouver un remplaçant dans l’urgence.

Le savoir repose sur une seule personne

Le responsable planning finit par tout connaître : qui est fiable, qui préfère le distanciel, qui a une spécialité rare. Ce savoir est précieux, mais il n’est écrit nulle part. Une absence, un départ, et c’est toute la planification qui ralentit.

Ce qu’il faut structurer avant de changer d’outil

Un logiciel ne règle rien si les informations de base ne sont pas organisées. Quelques chantiers valent la peine d’être menés, quel que soit l’outil choisi.

Une fiche par formateur

Compétences, lieux d’intervention, statut (salarié, freelance, portage, société), tarif journalier, documents administratifs : tout ce qui sert à décider doit être au même endroit. C’est la base d’un vivier de formateurs exploitable.

Des disponibilités tenues par les formateurs eux-mêmes

La personne la mieux placée pour savoir si un formateur est libre, c’est lui. Plutôt que de lui poser la question à chaque session, mieux vaut lui donner un moyen simple de signaler ses indisponibilités. Nous détaillons cette approche dans l’article sur la gestion des disponibilités des formateurs freelances.

Une trace de chaque proposition

Chaque sollicitation devrait avoir un statut clair : envoyée, acceptée, refusée, acceptée avec réserve. C’est ce qui permet de savoir, d’un coup d’œil, quelles sessions sont couvertes et lesquelles attendent encore un formateur.

Changer d’outil, et après ?

Passer du tableur à un outil dédié n’a d’intérêt que si le quotidien devient plus simple : moins de relances, moins d’allers-retours, une vue claire des sessions sans formateur. Si vous envisagez le changement, commencez par recenser vos sessions à venir et les formateurs que vous sollicitez réellement. Cette liste servira, quel que soit l’outil retenu.

C’est précisément le rôle d’AppStaff : réunir sessions, formateurs et disponibilités au même endroit, et suivre chaque proposition jusqu’à la réponse.